Human Resources Management System (HRMS)

Human Resources Management System (HRMS)
Oleh : Joni

Dewasa ini, Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia atau Human Resources Management System (HRMS) telah menjadi sorotan penting bagi setiap organisasi/perusahaan. Berbagai software Payroll dan HRMS yang berkembang menunjukkan tingginya permintaan terhadap sistem pengelolaan SDM ini. Persaingan bisnis yang semakin tajam menyadarkan perusahaan bahwa SDM yang unggul dan berkualitas menjadi faktor penting dalam menciptakan keunggulan di arena yang kompetitif. Hal inilah yang kemudian mendorong perusahaan untuk memusatkan perhatiannya pada Sistem Manajemen SDM ini.

Mengingat SDM adalah tombak utama strategi perusahaan dalam penciptaan nilai agar tetap kompetitif dipasar, maka perusahaan tidak hanya harus menyiapkan dana yang cukup setiap bulannya untuk membayar gaji karyawannya tetapi harus mempunyai sistem yang bisa mengontrol dan mengelola sistem penggajian dan SDM dalam perusahaannya.
Masalah yang umum terjadi pada suatu organisasi adalah ketidak konsistenan data di tiap-tiap divisi. Hal ini terjadi karena perbedaan master data karyawan yang ada di divisi Personalia dengan divisi Training. Akibatnya pada saat adanya permintaan informasi jumlah karyawan di suatu perusahaan, diperoleh perhitungan yang berbeda dari divisi Personalia dan divisi Training. Tentu saja hal ini membingungkan karena masing-masing divisi mengupdate database yang berbeda. Misalkan bagian Personalia menghapus data karyawan yang sudah tidak aktif di perusahaannya sedangkan bagian Training belum meng-updatenya. Ketidak konsistenan data/informasi ini membuat manajemen sulit dalam melakukan penilaian dan menentukan SDM yang berkualitas sehingga secara tidak langsung akan menggangu kinerja perusahaan. Sering kali juga terjadi resume (CV) dari calon karyawan diabaikan begitu saja. Tetapi pada suatu waktu dibutuhkan, baru kemudian sulit mencarinya sampai harus men-down load dari internet untuk mendapatkan kandidat yang akan mengisi lowongan yang kosong. Padahal jika dari awal dikelola dengan baik, maka itu akan sangat memudahkan semua pihak dalam perusahaan untuk mencari kandidat, melakukan riset untuk survey gaji, menentukan kinerja tiap-tiap karyawan dan masih banyak lagi informasi yang bisa dihasilkan. Untuk itu perlu adanya suatu alat/sistem yang dapat mengelola semua informasi tersebut. Informasi yang lengkap mengenai data karyawan (employee profile) adalah nilai yang berharga. Kualifikasi karyawan, keahlian, pengalaman kerja, history gaji merupakan statistik yang diperlukan dalam pengelolaan SDM ini. Jika semua informasi dapat dikelola dengan baik dan lengkap, maka tidak mustahil perusahaan itu dapat meningkatkan kinerjanya baik dari segi keuangan maupun dari segi kapabilitas SDM.

Jika ditinjau kembali beberapa tahun ke belakang, maka terlihat bahwa divisi HRD sekarang lebih dituntut untuk dapat berinteraksi dengan dunia luar serta me-manage unsur-unsur yang bersifat imateril dalam perusahaan. Mengambil suvey gaji dari organisasi lain, mengambil resume (CV) dari internet maupun melihat informasi kurs untuk menghitung gaji expatriate adalah bukti bahwa HRD tidak lagi bekerja dalam divisinya sendri tetapi sudah berinteraksi dengan dunia luar. Disamping itu juga, HRD sekarang tidak hanya mengurus perekrutan, mengelola administrasi SDM, menghitung penggajian, melakukan transfer gaji dll tetapi lebih ke arah pengembangan kualitas SDM seperti career development, training, performance management, performance appraisal, dsb. Jadi tantangan yang dihadapi oleh divisi HRD saat ini tidak lagi yang bersifat materil saja (seperti uang dan fasilitas) tetapi juga me-manage hal-hal yang bersifat imateril (seperti respect, jenjang karir, training, promosi, dan pengakuan atas prestasi kerja). Atas dasar itulah diperlukan adanya suatu sistem pengelolaan SDM yang dapat mengelola semua proses tersebut dalam satu software HRMS terpadu mulai dari proses penerimaan karyawan baru (recruitment), time & attendance, payroll, career planning, training, salary increment, promotion, sampai dengan proses pengunduran diri karyawan (retirement).

Dengan adanya HRMS yang mengelola proses-proses tersebut, tentunya akan memudahkan manajemen untuk melihat informasi SDM yang ada perusahaannya, seperti melihat informasi mengenai data karyawan (employee profile) maupun melakukan proses tracking data applicant, melihat kualifikasi karyawan, keahlian, pengalaman kerja, history gaji serta statistik lainnya yang disajikan secara lengkap dalam HRMS tersebut. Software HRMS yang banyak dikembangkan tidak hanya untuk me-maintain data karyawan ataupun melakukan kalkulasi penggajian tetapi juga dapat digunakan sebagai decision making oleh pihak manajemen. Data-data yang tersimpan baik dalam database akan menjadi sekumpulan informasi yang kemudian disajikan dalam bentuk grafikal ataupun reporting yang disebut dengan model “What If Analysis” akan menjadi bahan bagi manajemen untuk mengambil keputusan dan melakukan perencanaan/strategi di masa depan.

Trend yang berkembang saat ini telah menunjukkan berbagai kemajuan dalam Sistem Manajemen SDM ini. Software untuk menangani Sistem Penggajian & SDM tidak lagi sesederhana seperti dulu tetapi sudah merupakan sistem yang lengkap dengan berbagai fitur yang canggih dan menarik. SDM merupakan aset penting yang harus betul-betul dipertimbangkan oleh setiap perusahaan karena tanpa SDM yang baik, pertumbuhan perusahaan akan “pincang”. Tentunya setiap organisasi/perusahaan yang menyadari kualitas SDM sebagai aset bagi perusahaannya, harus dapat menahan oang yang punya potensi untuk tetap bertahan di perusahaannya. ***

This article has also been published in Grant Thornton News Letter, May 2002

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: