Manajemen Pengetahuan

Manajemen Pengetahuan
Oleh : Joni

Sumber daya manusia yang unggul dan berkualitas merupakan faktor penting bagi perusahaan baik yang bergerak di bidang jasa maupun non jasa. Apalagi dengan kondisi seperti sekarang ini, dimana persaingan bisnis yang kian menajam menyadarkan orang bahwa pengetahuan menjadi faktor penting dalam menciptakan keunggulan dibandingkan aset finansial/modal uang. Oleh karena itu, berbagai bidang kegiatan di Indonesia saat ini menghadapi tuntutan untuk melaksanakan manajemen pengetahuan agar tetap dapat bertahan dan berkembang dalam arena yang semakin kompetitif. Begitu juga dengan acara seminar teknologi informasi yang akhir-akhir ini diadakan banyak menyinggung tentang manajemen pengetahuan atau sering dikenal dengan istilah Knowledge Management (KM).

Konsep manajemen pengetahuan ini meliputi pengelolaan sumber daya manusia (SDM) dan teknologi informasi (TI) dalam tujuannya untuk mencapai organisasi perusahaan yang semakin baik sehingga mampu memenangkan persaingan bisnis. Perkembangan teknologi informasi memang memainkan peranan yang penting dalam konsep manajemen pengetahuan. Hampir semua aktivitas kehidupan manusia akan diwarnai oleh penguasaan teknologi informasi, sehingga jika berbicara mengenai manajemen pengetahuan tidak lepas dari pengelolaan informasi itu sendiri.

Dalam rangka mencapai tujuan tersebut diperlukan adanya SDM yang memiliki Pengetahuan (Knowledge), Gagasan (Idea), Keahlian (Skill)  serta Pengalaman (Experience) untuk dapat membentuk SDM yang superior yang menjadi aset penting bagi perusahaan. Keempat unsur tersebut di atas merupakan modal  yang tidak akan habis/hilang begitu saja. Berbeda dengan unsur finansial yang akan habis jika tidak dikelola baik dengan menggunakan keempat unsur tersebut. Kemauan untuk belajar, bertanya, mencoba, mengemukan ide/ pendapat serta rajin membaca merupakan praktek sederhana untuk mengembangkan keempat unsur tadi. Contoh lain dapat berupa mengikuti pelatihan dan seminar sehingga akan dapat menambah wawasan dan informasi yang kita perlukan. Hal-hal sederhana seperti bertanya dan mengemukakan pendapat, pada prakteknya sering dirasakan sulit karena rasa malu atau takut sehingga sering diabaikan. Padahal dengan adanya kebenanian untuk melakukan hal itu akan sangat berarti dalam pengembangan mentalitas dan menumbuhkan rasa percaya diri kita. Jadi, keempat unsur tersebut pada dasarnya saling berhubungan satu sama lain dimana intinya adalah  peningkatan informasi.

Komponen selanjutnya dalam penerapkan manajemen pengetahuan ini adalah Teknologi Informasi. Bagi banyak perusahaan terkemuka, TI telah menjadi bagian yang tak terpisahkan dan merupakan infrastruktur yang penting bagi perusahaan itu dalam memberikan nilai tambah atau keuntungan kompetitif. Kebutuhan bisnis yang kian meningkat seperti tuntutan untuk meningkatkan produktivitas, meningkatkan efisiensi, mempercepat penyampaian produk atau layanan ke pasar, dan meningkatkan layanan kepada pelanggan, telah membuat banyak perusahaan mengeluarkan biaya yang cukup besar untuk investasi di sektor TI, seperti penerapan customer relationship management (CRM), internet banking, supply chain management (SCM), dan implementasi software Enterprises Resource Planing (ERP). Bahkan beberapa perusahaan juga harus memperbarui infrastruktur TI-nya karena tuntutan sistem dan aplikasi yang mereka hadapi.

Sebagai contoh, untuk mengelola pengetahuan dapat dimulai dari pengelolaan dokumen perusahaan. Penerapan konsep pengelolaan dokumen secara elektronis akan sangat membantu dalam distribusi, penelusuran, pegontrolan serta pengarsipan dokumen yang ada di dalam suatu perusahaan. Di samping itu akan mencegah membengkaknya biaya penyimpanan fisik dokumen, lamanya pencarian kembali dokumen, serta duplikasi dokumen yang tidak perlu. Tentu saja untuk pengelolaan tersebut diperlukan TI yakni perangkat lunak (software) sebagai tempat/wadah untuk membuat, menyimpan, memperbaharui data/informasi yang diperlukan, disamping adanya SDM yaitu orang yang mengerti sistem dan proses dari software itu.

Masalah pokok yang kemudian timbul dalam mengelola pengetahuan adalah perilaku. Perilaku berkaitan dengan disiplin atau kebiasaan.
Masih banyak orang yang tidak mempraktekkan disiplin secara baik. Di tengah krisis yang melanda masyarakat kita, sangat diperlukan adanya manajemen pengetahuan masing-masing individunya untuk disilpin dalam semua aspek perilaku dan tindakan. Jadi, manajemen pengetahuan mungkin dapat juga di mulai dari Self Management atau Manajemen Diri.
Beberapa waktu yang lalu, pada saat melihat antrian yang tidak teratur pada kasir di sebuah supermarket, rekan saya mengeluh dan mengatakan bahwa ngantri aja belum becus apalagi mau mematuhi peraturan. Memang untuk disiplin diri sendiri harus dimulai dari kesadaran diri tiap manusia yang memang sangat diperlukan di saat seperti ini. Jika setiap orang dapat mengatur dengan baik manajemen diri itu maka lama-lama kesadaran disiplin itu sendiri akan tumbuh dan membudaya. Kesadaran masyarakat akan pentingnya kehidupan yang efektif dan efisien dapat dilakukan mulai dari hal-hal kecil, seperti budaya antri serta mematuhi rambu-rambu lalu lintas. Termasuk juga didalamnya menerapkan pemakaian kertas bekas maupun kertas buram dalam mencetak dokumen. Atau pembatasan waktu bicara dalam menelpon seperti yang telah dilakukan di hampir semua perusahaan sejak krisis melanda. Semua itu merupakan cerminan dalam upaya menerapkan konsep manajemen pengetahuan untuk menigkatkan efektifitas dalam suatu organisasi/perusahaan.

Ringkasnya, Inti dari Manajemen Pengetahuan adalah peningkatan informasi dan pengetahuan organisasi secara sistematis untuk meningkatkan keefektifan dalam perusahaan. Dengan didukung oleh SDM yang berkualitas (Knowledge, Idea, Experience, Skill) serta Teknologi yang tepat guna ditambah dengan Budaya (Culture) yang baik, maka peningkatan produktifitas (productive), dan kecakapan/kemampuan (competence) akan tercapai sehingga tercipta perusahaan yang baik yang dapat memenangkan persaingan bisnis dalam dunia yang terus menerus berubah dan berkembang. Knowledge Management telah menjadi fenomena nyata yang menuntut tidak saja pola kerja baru, tetapi juga cara pandang dan cara pikir baru.  “Modal uang memang penting, namun modal otaklah yang menjadi penentu masa depan”, seperti yang diungkapkan pengamat Ekonomi, Roy Sembel dalam salah satu artikelnya. ***

This article has also been published in Republika Online, October 2001

Comments are closed.

%d bloggers like this: